Podmínky sepsání protokolu z ústního jednání

Odpověď poradny

Podle § 18 správního řádu (zákon č. 500/2004 Sb.) se o ústním jednání sepisuje protokol1. Kromě protokolu je také možné pořídit obrazový nebo zvukový záznam. Protokol podepisují kromě oprávněné úřední osoby (popřípadě osoby, která byla pověřena jeho sepsáním) všechny osoby, které se jednání nebo provedení úkonu zúčastnily.

§ 18 Protokol

(1) O ústním jednání (§ 49) a o ústním podání, výslechu svědka, výslechu znalce, provedení důkazu listinou a ohledání, pokud jsou prováděny mimo ústní jednání, jakož i o jiných úkonech souvisejících s řízením v dané věci, při nichž dochází ke styku s účastníky řízení, se sepisuje protokol. Kromě protokolu lze též pořídit obrazový nebo zvukový záznam.
(2) Protokol obsahuje zejména místo, čas a označení úkonů, které jsou předmětem zápisu, údaje umožňující identifikaci přítomných osob, vylíčení průběhu předmětných úkonů, označení správního orgánu a jméno, příjmení a funkci nebo služební číslo oprávněné úřední osoby, která úkony provedla. Údaji umožňujícími identifikaci fyzické osoby se rozumějí jméno, příjmení, datum narození a místo trvalého pobytu, popřípadě jiný údaj podle zvláštního zákona.
(3) Protokol podepisuje oprávněná úřední osoba, popřípadě osoba, která byla pověřena sepsáním protokolu, a dále všechny osoby, které se jednání nebo provedení úkonu zúčastnily. Odepření podpisu, důvody odepření a námitky proti obsahu protokolu se v protokolu zaznamenají.
(4) Jiné osoby, jichž se obsah protokolu přímo dotýká, mohou bezprostředně po seznámení s protokolem podat stížnost (§ 175) proti jeho obsahu.
(5) Opravy zřejmých nesprávností, kterými jsou zejména chyby v psaní a počtech, v protokolu provádí oprávněná úřední osoba, která je stvrdí svým podpisem. Každá oprava musí být provedena tak, aby původní zápis zůstal čitelný. Může-li mít oprava právní význam, účastníci řízení se o ní vyrozumí.
(6) V případě jiných oprav, než které jsou uvedeny v odstavci 5, se o provedení opravy rozhodne usnesením, které se pouze poznamená do spisu.

Smyslem protokolu je procesně zaznamenat některé úkony, resp. jejich průběh, pro jejich další využití v řízení. Taktéž je protokol zdrojem informací pro subjekty, které se daného úkonu neúčastnily, např. nadřízený orgán, který rozhodnutí přezkoumává v odvolacím řízení.

Je proto v zájmu účastníků řízení a ochrany jejich práv, aby sledovali, co úřední osoby do protokolu zapisují, zda zapisují vše, co je řečeno, a v přesných formulacích, všechny důležité skutečnosti přesně tak, jak proběhly. Pokud mají účastníci jakékoliv výhrady, je nutné trvat na opravě protokolu (na místě, při jeho sepisování), a pokud není takovému požadavku vyhověno, na zaznamenání námitek do protokolu.

Jsou-li námitky závažnějšího charakteru, je možné odmítnout protokol podepsat. Jak je výš uvedeno, protokol podepisují  podle správního řádu všechny osoby, které se jednání nebo provedení úkonu zúčastnily. Odepření podpisu, důvody odepření a námitky proti obsahu protokolu se v protokolu zaznamenají. Právě toto může později sloužit jako důkaz při odvolacím řízení, tj. pokud účastník napadá průběh ústního jednání nebo úkonu a nesoulad se zápisem v protokolu.

Pokud ovšem účastník takto nepostupuje (netrvá na opravě, nepožaduje zaznamenání námitek, případně neodepře podpis), naopak protokol podepíše, bude jen stěží v odvolacím řízení prokazovat, že se protokol neshoduje se skutečností, tedy úkonem tak jak proběhl.

V územním rozhodnutí je uvedeno v souvislosti s veřejným ústním jednáním ze dne 19.2.2009, že „z tohoto jednání byl sepsán protokol, se kterým se všichni zúčastnění seznámili, a je přiložen ve spise“.

Pokud jak uvádíte, si oprávněná úřední osoba (úřednice stavebního úřadu, která veřejné ústní jednání vedla) pouze dělala poznámky a protokol vypracovala až následně, jednalo by se jednoznačně o nezákonný postup. Protokol musí dokumentovat průběh jednání, musí být pořizován na místě a na závěr musí být podepsán všemi zúčastněnými osobami. Tyto osoby mohou odmítnout protokol podepsat, takové odmítnutí ovšem musí být v protokolu zaznamenáno spolu s důvody odmítnutí.

Takový nezákonný postup stavebního úřadu je pak možné napadnout v odvolání proti územnímu rozhodnutí (důkazem by zde mohly být především svědecké výpovědi).