Co byste měli vědět o nahlížení do spisu

Vše důležité, co byste měli vědět o nahlížení do spisu, se dočtete v tomto manuálu.

Co to je správní spis?

O průběhu správního řízení se zakládá a vede spis. Každý spis má přidělenou spisovou značku (používá se zkratka „sp. zn.“), která slouží k jeho identifikaci. Do spisu se zakládají veškerá podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a jiných úkonů správního orgánu společně se všemi přílohami.

Abyste se ve spise mohli lépe orientovat, obsahují spisy na svém začátku nebo na konci soupis spisového materiálu – to je tabulka, která uvádí veškeré dokumenty nacházející se ve spisu spolu s datem, kdy došlo k jejich vložení. Tato tabulka vám také umožňuje zkontrolovat, zda ve spisu něco nechybí.

Kdo může nahlížet do spisu?

Pokud jste účastníkem řízení, máte právo nahlížet do spisu, a to i v případě, že je rozhodnutí již v právní moci.[1] S tím je spojeno právo činit si výpisy a právo na to, aby správní orgán pořídil kopie spisu či jeho části.[2]

Právo nahlížet do spisu mohou mít i jiné osoby. Musí ale splnit zákonem stanovené podmínky. Pokud tedy nejste účastníkem řízení, je potřeba, abyste k nahlížení měli právní zájem nebo vážný důvod, který správnímu orgánu musíte prokázat. Zároveň nesmí tím, že vám úřad spis zpřístupní k nahlížení, dojít k porušení práva některého z účastníků řízení, dalších dotčených osob nebo veřejného zájmu. [3]

Příklady jiných osob, které mají právní zájem nebo jiný vážný důvod:

1. Osoba, které se obsah spisu přímo dotýká a má právo bezprostředně po seznámení s protokolem podat stížnost. Může to být například osoba, které bylo při exekuci rozhodnutí, jež se týkal jiné osoby, zabaven majetek.

2. Osoba, která potřebuje nahlédnout do spisu za účelem získání údajů, které může uplatnit v jiném řízení.

3. Osoba, která hodná informace ze spisu využít v souvislosti s vědeckou či pedagogickou činností.

Kdy můžete nahlížet do spisu?

Úřady musí umožnit přístup ke spisu nejen v úředních hodinách, ale během celé své pracovní doby kterýkoli pracovní den. Nemůže se také dovolávat nepřítomnosti příslušného úředníka, který je třeba nemocný nebo na dovolené, nebo toho, že je nutné se předem na nahlížení domluvit. To vyplývá z obecných zásad činnosti správních orgánů.[4]

Do které části spisu můžete nahlížet?

Nahlížet můžete do celého spisu včetně příloh a soupisu všech jeho součástí. Správní řád nám říká, co vše do spisu patří. Jsou to zejména podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a další písemnosti, které se vztahují k dané věci. Přílohy mohou tvořit například důkazní prostředky, obrazové a zvukové záznamy a záznamy na elektronických médiích.

Jedinou výjimku z práva nahlížet do celého spisu tvoří části obsahující utajované informace nebo skutečnosti, na které se vztahuje zákonná povinnost mlčenlivosti (ty je možné dokonce uchovávat odděleně mimo spis). I do těch však smí účastníci nahlédnout, pokud jimi byl nebo bude prováděn důkaz.

Jak pořizovat kopie?

Spis nemůže opustit úřad, takže kopie mohou pořizovat úředníci za stanovené poplatky. Od těchto poplatků zákon[5] osvobozuje například nadace a nadační fondy, spolky a odborové organizace a obecně prospěšné společnosti.

Pokud však máte s sebou zařízení s fotoaparátem, můžete kopie získat i zdarma tak, že si jej vyfotíte. Úředník vám má umožnit vyfotit si celý spis. To vyplývá z rozhodnutí Nejvyššího správního soudu.[6]

Jak se zaznamená vaše nahlížení?

Skutečnost, že jste nahlíželi do spisu, se zaznamená do protokolu, který bude do spisu založen. V protokolu se zpravidla uvede, kdo do spisu nahlížel a jaký k tomu měl právní důvod.

Pokud požádáte správní orgán o vydání kopií, uvede se také, ze kterých listin byly pořízeny, a zda jste zaplatili správní poplatek. Na vaše vyžádání je možné nechat sem zapsat všechny relevantní skutečnosti, jako například skutečnost, že ve spisu něco chybí, nebo že vám úředník odmítnul pořídit kopie či nahlédnout do utajovaných informací. Protokol podepíšete s pracovníkem úřadu také vy. Na vyžádání vám úředník vydá stejnopis tohoto protokolu.

Co dělat, pokud vám je nahlížení odepřeno?

Pokud vám úředník neumožní nahlížet do spisu, musí o tom vydat usnesení, které bude obsahovat důvod odepření nahlížení. Pokud úředník takové usnesení vydá, musí ho bezodkladně písemně vypracovat a doručit vám ho. Zpravidla se tak děje hned na místě. Vám tím vznikne právo podat proti tomuto usnesení odvolání.

Co dělat, pokud nemáte právo nahlížet do spisu, ale chcete z něj získat informace?

Pokud nejste osoba oprávněná nahlížet do spisu, neznamená to ještě, že se k informacím ze spisu nemůžete vůbec dostat. Můžete o ně totiž zažádat na základě zákona o svobodném přístupu k informacím.

Pro více informací si můžete přečíst náš manuál Kompletní průvodce právem na informace. Využít můžete náš vzor žádosti o informace.

V případě získávání informací na základě tohoto zákona obdržíte informace zpravidla v anonymizované podobě. Povinný subjekt, který vám informace poskytne, z něj totiž musí vyloučit zákonem chráněné informace, jako jsou například osobní údaje.[7]

Dle aktuální judikatury nemůžete žádostí o informace úspěšně zažádat o celý spis. Zákon o svobodném přístupu k informacím se totiž nevztahuje na informace, jejichž poskytování upravuje komplexně jiný zákon, v tomto případě správní řád.[8] Zažádat tedy můžete pouze o konkrétněji určené informace.