Jak komunikovat s úřady elektronicky?

V tomto manuálu vám popíšeme výhody elektronické komunikace s úřady, jak získat datovou schránku nebo elektronický podpis a jak se tyto dva způsoby od sebe liší.

Výhody elektronické komunikace s úřady

Elektronická komunikace s úřadem má několik výhod. Je rychlejší a pohodlnější. Mezi další výhody patří:

• Den doručení nezávisí na dodání doručovatelem (např. poštou). Pokud vám běží poslední den lhůty k podání námitky nebo odvolání, můžete je poslat i těsně před půlnocí.
• Máte jistotu, že zpráva byla skutečně odeslána a že během zasílání nebyla změněna.
• S použitím elektronického podpisu nebo datové schránky má příjemce jistotu, že jste zprávu odeslali skutečně vy.

Klasický e-mail nestačí

Klasický e-mail nesplňuje požadavky na formu většiny písemností, které se posílají úřadu. E-mail totiž nezajišťuje ověření totožnosti odesílatele. Proto se pro elektronická podání používá buď elektronický podpis nebo datová schránka.

E-mailem je nicméně možné poslat některé písemnosti, například žádost o poskytnutí informací.

Jak získat datovou schránku

Datovou schránku získáte bezplatně. Stačí zažádat o její zřízení u Ministerstvo vnitra. Stáhněte si formulář žádosti o datovou schránku. 

Žádost podejte jedním z těchto způsobů:

• poštou, na formuláři s ověřeným podpisem, 
• osobně na podatelně Ministerstva vnitra nebo na Czech Pointu,
• e-mailem s uznávaným elektronickým podpisem na adrese posta@mvcr.cz.

Datová schránka vám bude bezplatně zřízena do 3 pracovních dnů ode dne podání žádosti.[1]. Po zřízení datové schránky vám ministerstvo sdělí její identifikační číslo a následně také přihlašovací údaje (uživatelské jméno a heslo). Po obdržení těchto údajů máte 15 dnů na aktivaci datové schránky. Aktivujete ji přihlášením.

Jaké jsou výhody datové schránky?

• Možnost komunikace z jakéhokoliv místa s připojením k internetu (můžete se přihlásit jménem a heslem přes internetovou stránku).
• Snadné použití – uživatelská náročnost je podobná jako při odesílání e-mailové zprávy.
• Je zdarma.
• Je jednoduché ji získat.
• Garance doručení – v okamžiku odeslání je odesilatel vyrozuměn o tom, jestli schránka existuje, je znepřístupněna, nebo zrušena.
• Nahrazuje elektronický i vlastnoruční podpis – úkon (př. stížnost, odvolání) učiněný datovou schránkou má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný.[2]
• Pokud máte zřízenou datovou schránku, úřady vám do ní budou posílat všechnu korespondenci. Úřad pak již nemá povinnost posílat korespondenci poštou[3] (platí i pro poštu doručovanou do vlastních rukou).
• Dokumenty zaslané do datové schránky se po 10 dnech považují za doručené, a to i v případě, kdy si datovou schránku nekontrolujete (tzv. fikce doručení). Tato fikce se uplatní, i pokud mezi sebou datovou schránkou komunikují fyzické nebo právnické osoby.[4] Datovou schránku tedy musíte pravidelně kontrolovat.
• Datová schránka není archiv – obsah datových zpráv bude smazán 90 dní po jejich doručení. Je tedy potřeba si doručené písemnosti ukládat.
• Datová schránka není e-mail – jejím prostřednictvím nemůžete komunikovat přímo s jednotlivými úředníky, pouze s úřadem jako celkem
• Zprávy nejde posílat do zahraničí

Jaké jsou nevýhody datové schránky?

Co byste ještě měli vědět o datových schránkách

Všechny dokumenty, které vám přijdou datovou schránkou, se považují za doručené k okamžiku, kdy se do datové schránky přihlásíte.[5] Okamžik doručení je důležitý například pro počítání lhůt.

Další informace o datových schránkách můžete získat na webu Ministerstva vnitra o datových schránkách. 

Jak získat zaručený elektronický podpis

Žádost o vystavení kvalifikovaného certifikátu (přezdívaného jako elektronický podpis) naleznete na internetových stránkách certifikačních autorit.

V současnosti jsou jimi:

• První certifikační autorita, a. s.
• eIdentity, a. s.
• PostSignum QCA (služba České pošty, s. p.).

Aktuální seznam akreditovaných poskytovatelů certifikačních služeb a odkazy na jejich internetové stránky naleznete také na internetových stránkách Ministerstva vnitra.

Žádost musíte vyplnit elektronicky a poté se dostavit na kontaktní místo. Kontaktní místo najdete na stránkách jednotlivých poskytovatelů. Na kontaktním místě úředníci ověří totožnost a pravdivost uvedených údajů.

Podpis, který je založený na kvalifikovaném certifikátu, se nazývá uznávaný neboli zaručený elektronický podpis. Je to jediný typ elektronického podpisu, který můžete použít pro komunikaci se státem, kraji, obcemi, nebo právnickou osobou zřízenou státem, krajem, nebo obcí.[6]

Jaké jsou výhody elektronického podpisu?

• Zprávy se zaručeným elektronickým podpisem s přílohami můžete, na rozdíl od zpráv přes datovou schránku, posílat do zahraničí.
• Při komunikaci můžete používat váš e-mail.
• Elektronický podpis je platný pouze jeden rok ode dne poskytnutí certifikátu. Poté musíte jeho platnost prodloužit.
• Zřízení elektronického podpisu není zcela elektronické, musíte osobně jít na kontaktní místo, a až poté si můžete certifikát nainstalovat do PC.
• Vydání i každé obnovení certifikátu je zpoplatněno.
• Není zde garance odeslání, doručení či přečtení zprávy. E-mail opatřený elektronickým podpisem se chová jako běžný e-mail (neodešle se z důvodu technické chyby, spam filtr e-mail vyřadí atp.).

Jaké jsou nevýhody elektronického podpisu?

Další informace o elektronickém podpisu naleznete na internetových stránkách Ministerstva vnitra.

Elektronicky můžete s úřady komunikovat i pomocí e-identity

Kromě datové schránky a elektronického podpisu můžete svoji totožnost vzdáleně prokázat i prostřednictvím dalších identifikačních prostředků – takzvané e-identity.[7] S její pomocí se můžete přihlásit například do portálu občana. V něm naleznete informace ze státních registrů a můžete v něm podávat žádosti o výpisy z některých z nich, například o:

• výpis z živnostenského rejstříku,
• výpis z insolvenčního rejstříku,
• výpis údajů z registru obyvatel,
• výpis z rejstříku trestů právnických osob, nebo
• výpis bodového hodnocení řidiče.

V portálu občana také můžete činit některá podání či podepisovat elektronické petice. Podobné portály mají i některé obce či města nebo například nemocnice a zdravotní pojišťovny.

Abyste mohli e-identitu využívat, musíte nejprve zajistit, že vás stát bude moci identifikovat. Aktuální přehled identifikačních prostředků naleznete na internetových stránkách Ministerstva vnitra. Jedná se zejména o občanský průkaz s aktivovaným kontaktním elektronickým čipem vydaný po 1. 7. 2018 a bankovní identitu. Bankovní identitu vydává většina bank pro přístup do svého internetového bankovnictví. Stejné přihlašovací údaje následně použijete pro přístup do portálů státní správy.