Poradna

Nadřazené kategorie: Správní řízení,

Co byste měli vědět o nahlížení do spisu

Vytvořeno dne 17. 11. 2018 — Aktualizováno dne 4. 12. 2020.

Obsah

Chcete nahlížet do spisu, ale nejste si jisti svými právy a možnostmi? Co dělat, pokud Vám správní orgán nahlížení neumožní?

Co to je správní spis?

O průběhu správního řízení se zakládá a vede spis. Každý spis má přidělenou spisovou značku (používá se zkratka „sp. zn.“), která slouží k jeho identifikaci. Do spisu se zakládají veškerá podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a jiných úkonů správního orgánu společně se všemi přílohami. Abyste se v něm mohli lépe orientovat, obsahují spisy na svém začátku nebo na konci soupis spisového materiálu – to je tabulka, která uvádí veškeré dokumenty nacházející se ve spisu spolu s datem, kdy došlo k jejich vložení. Tato tabulka vám také umožňuje zkontrolovat, zda ve spisu něco nechybí.

Kdo může nahlížet do spisu?

Jako účastník řízení máte právo nahlížet do spisu, a to i v případě, že je rozhodnutí již v právní moci[1]. S tím je spojeno právo činit si výpisy a právo na to, aby správní orgán pořídil kopie spisu či jeho části[2].

Toto právo mohou mít i jiné osoby, prokáží-li právní zájem nebo jiný vážný důvod a nebude-li tím porušeno právo některého z účastníků, popřípadě dalších dotčených osob anebo veřejný zájem[3].

Příklady jiných osob, které mají právní zájem nebo jiný vážný důvod:     

1. Osoba, které se obsah spisu přímo dotýká a má právo bezprostředně po seznámení s protokolem podat stížnost. Může to být například osoba, které bylo při exekuci rozhodnutí týkající se jiné osoby zabaven majetek.

2. Osoba, která potřebuje nahlédnout do spisu za účelem získání údajů, které může uplatnit v jiném řízení.

3. V souvislosti s vědeckou či pedagogickou činností.

Kdy můžete nahlížet do spisu?

Úřady musí umožnit přístup ke spisu nejen v úředních hodinách, ale během celé své pracovní doby kterýkoli pracovní den. Nemůže se také dovolávat nepřítomnosti příslušného úředníka, který je třeba nemocný nebo na dovolené, nebo nutnosti předchozí domluvy. To vyplývá z obecných zásad činnosti správních orgánů.[4]

Do které části spisu můžete nahlížet?

Nahlížet můžete do celého spisu včetně příloh a soupisu všech jeho součástí. Správní řád nám říká, co vše do spisu patří. Jsou zejména podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a další písemnosti, které se vztahují k dané věci. Přílohami jsou například důkazní prostředky, obrazové a zvukové záznamy a záznamy na elektronických médiích.

Jedinou výjimku z práva nahlížet do celého spisu tvoří části obsahující utajované informace nebo skutečnosti, na které se vztahuje zákonná povinnost mlčenlivosti (ty je možné dokonce uchovávat odděleně mimo spis); i do těch však smí účastníci nahlédnout, pokud jimi byl nebo bude prováděn důkaz.

Jak pořizovat kopie?

Spis nemůže opustit úřad, takže kopie mohou pořizovat úředníci za stanovené poplatky. Od těchto poplatků jsou podle zákona[5] osvobozeny například nadace a nadační fondy, spolky a odborové organizace a obecně prospěšné společnosti.

Pokud však máte s sebou zařízení s fotoaparátem, můžete je získat i zdarma tak, že si jej vyfotíte. Úředník vám má umožnit vyfotit si celý spis. To vyplývá z rozhodnutí Nejvyššího správního soudu.[6]

Jak se zaznamená vaše nahlížení?

Skutečnost, že jste nahlíželi do spisu, se zaznamená do protokolu, který bude do spisu založen. V protokolu se zpravidla uvede, kdo do spisu nahlížel a jaký k tomu měl právní důvod. Pokud požádáte správní orgán o vydání kopií, uvede se také, ze kterých listin byly pořízeny, a zda jste zaplatili správní poplatek. Na vaše vyžádání je možné nechat sem zapsat všechny relevantní skutečnosti, jako například skutečnost, že ve spisu něco chybí, nebo že vám úředník odmítnul pořídit kopie či nahlédnout do utajovaných informací. Protokol podepíšete s pracovníkem úřadu také vy. Na vyžádání vám úředník vydá stejnopis tohoto protokolu.

Co dělat, pokud vám je nahlížení odepřeno?

Pokud vám úředník neumožní nahlížet do spisu, musí o tom vydat usnesení, které bude obsahovat důvod odepření nahlížení. Pokud úředník takové usnesení vydá, musí ho bezodkladně písemně vypracovat a doručit vám ho. Zpravidla se tak děje hned na místě. Vám tím vznikne právo podat proti tomuto usnesení odvolání.

Co dělat, pokud nemáte právo nahlížet do spisu, ale chcete z něj získat informace?

Pokud nejste osoba oprávněná nahlížet do spisu, neznamená to ještě, že nemůžete žádat informace na základě zákona o svobodném přístupu k informacím[7]. Pro více informací si přečtěte náš manuál Kompletní průvodce právem na informace. V případě získávání informací na základě tohoto zákona obdržíte informace zpravidla v anonymizované podobě. Zažádat můžete jak o celý spis, tak o konkrétní informace ze spisu.

Newsletter

Chcete mít přehled o Vašich právech? Zajímájí Vás změny v zákonech?

Odebírejte naše novinky a získejte přehledné právní informace.

Nenašli jste?

Můžete se na nás obrátit s Vaším dotazem přímo a my se vám do pěti pracovních dnů ozveme.

Položit dotaz

Advokáti

Potřebujete pomoc advokáta?

Součástí konsorcia je i advokátní kancelář Frank Bold Advokáti.

Přejít na advokáty